Eficacia, eficiencia y productividad, tres conceptos claves en las empresas independientemente del tamaño que tenga o del número de empleados con los que cuente.

Como hemos comentado en publicaciones anteriores, establecer y alcanza una meta empresarial es clave para el éxito de esta. Si sabemos que queremos, tenemos mucho camino recorrido. De eso trata la eficacia, de alcanzar las metas que nos hemos propuesto.

Para conseguir todo lo anteriormente expuesto, hay que tener en cuenta el cómo lo vamos a conseguir. Los recursos son aquello en lo basamos nuestro trabajo. Y si estos son aquellos que necesitamos para llegar a nuestro objetivo, ni más ni menos, los que necesitamos, estamos hablando de eficiencia.

¿Y a que nos referimos cuando hablamos de productividad? La productividad es el indicador que nos va a medir la eficiencia. Es decir, nos mide la producción que estamos obteniendo con los recursos que estamos utilizando para llegar a nuestro destino. Y no descubrimos nada si postulamos que siempre hay que buscar la máxima productividad con los recursos de los que disponemos. Y estos no siempre tienen que ser, por un tema claro de costes, aquellos que necesitamos.

Hace unos años una empresa y sus trabajadores firmaban un acuerdo prácticamente de por vida. Los empleados entraban a trabajar siendo jóvenes y prácticamente se jubilaban en la misma empresa. Las empresas no tenían que preocuparse por la fidelidad de sus empleados. Estos consideraban a estas como parte de su familia.

La información en las empresas estaba controlada. Si existía alguna fuga en algún momento, era fácil encontrar al culpable, ya que el culpable de la filtración estaba dentro de la empresa.

Pero al igual que las empresas, la gestión de la información y los robos de la misma han cambiado. Y la informática, ese concepto tan antiguo, pero a la vez tan amplio en la actualidad, ha evolucionado a tal velocidad, que las filtraciones de información o robos de la misma pueden tener culpables que no necesariamente tienen porque estar dentro de la empresa, aunque los causantes si lo sean.

La gran mayoría de empresas de tamaño medio o pequeño, o no disponen de alguien que gestione la informática de su empresa o solo disponen de un chico para todo, incluida la informática. Y esto es un riesgo. La falta de previsión, protección y capacidad de reacción puede generar pérdidas de datos alarmantes, llegando a poner en serio riesgo la continuidad del negocio.

Como los gastos de tener un buen informático en plantilla, repetimos no sirve un chico para todo, resultan elevados, la mejor solución es una empresa externa que gestione la informática de su empresa, es decir, subcontratar a alguien con especialistas que sepa gestionar cada tipo de situaciones que aparecen en el día a día. A continuación, vamos a resumir los problemas informáticos más comunes en las empresas, grandes, medianas y pequeñas, para que observes su variedad y relevancia.

¿Quiénes son los que están detrás del servicio informático de las empresas? Pues personas normales que se diferencian de los demás por su formación, preparación y experiencia específicos para tratar con aquellos problemas para los que se les contrata y que tienen que ver con el mundo de la informática. Si los oyes hablar de manera “técnica” se puede llegar a pensar que son lo que se denomina “friki”. Esta palabra tiene diferentes definiciones. Una de ellas es: “Persona que practica desmesurada y obsesivamente una afición”. Y no va desencaminada. Podemos hablar por aquellos que pertenecen a TecnoServices, para afirmar que, si se sustituye la palabra “afición” por “profesión”, es un hecho que lo somos. Nos gusta nuestro trabajo y ayudar a nuestros clientes a resolver sus problemas de forma desmesurada y obsesiva, solo con las limitaciones que el propio cliente nos pone.

Cuando hablamos con nuestros clientes de la importancia de la informática, unos de los aspectos que pasan desapercibidos y que para TecnoServices es de suma importancia es como montar la red informática.

A diferencia de una red eléctrica donde la normativa legal esta más que escrita y descrita, en el caso de una red informática no busques. No existe algo parecido.

Ante esta situación, las empresas deben cumplir con unos estándares de calidad a la hora de cambiar la vieja red o cuando estamos inmersos en un nuevo proyecto. A tener en cuenta: puntos de cableado, correcta instalación, protección eléctrica en toda la red y sobre todo en el servidor, etc…

Vamos a intentar dar un poco de luz a algo que es tan importante como la protección de los datos que manejan nuestros empleados.

Hay que diferenciar, de una parte, nuestras necesidades de la red y en otro orden, la propia instalación de la red.

Microsoft Teams, Whatsapp, Skype, Zoom y Meet entre otras, son herramientas que facilitan la comunicación tanto interna como externa, y todas tienen que ver con la informática. Son herramientas que llamamos de comunicación directa que junto con el correo electrónico permiten que todos los miembros del equipo dentro de la empresa tengan acceso a la misma información al igual que mejora nuestra comunicación con clientes y proveedores.

A medida que aumentamos la utilización de estas formas de comunicarnos, se introducen innovaciones tecnológicas e informáticas que generan nuevas amenazas informáticas que crecen igual de rápido. Por eso es muy importante que nuestra empresa no trabaje con tecnología o software obsoletos.

El trabajar con herramientas actualizadas nos permite tener mayor seguridad porque se programan y actualizan para poder hacer frente a estas nuevas amenazas que surgen día a día. La inversión en tecnología de seguridad es necesaria, tanto si en tu empresa sois responsables de vuestros datos como si trabajáis en la Nube.

Volvemos a hablar de la importancia de la informática en el mundo empresarial ya que esta no solo es importante, es imprescindible. La tecnología avanza a pasos agigantados día a día en todos los ámbitos de nuestras vidas, y el ámbito laboral no iba a ser menos. Además, fenómenos como el Covid, Filomena y otro largo etcéteras de excepciones en nuestra normalidad, nos obligan a estar siempre preparados. La planificación, la preparación y la previsión son herramientas a utilizar para evitar que estos y otros fenómenos nos alejen de nuestros objetivos.

Por eso, no debes subestimar la importancia de la informática en la empresa, ya que es vital para destacar y competir en un mercado saturado y muy competitivo.

La mejor decisión que puedes tomar como empresa es mantenerte a la vanguardia y adoptar innovaciones informáticas y tecnológicas que aumenten tu productividad y rentabilidad. Los beneficios son innumerables y pueden suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso o entre el crecimiento y las pérdidas.

Muchas pequeñas empresas se encuentran con el desafío del crecimiento o, en ocasiones, con la carga de la reducción de personal. Ambos casos presentan un verdadero dilema en los recursos humanos, sobre todo cuando la empresa se centra en los recursos informáticos internos y estos eventos no son planificados. Todos estos requisitos repentinos rara vez vienen en paquetes de 40 horas semanales. Las empresas no consideradas grandes pueden necesitar añadir o reducir de forma selectiva funciones administrativas, conocimientos técnicos o una combinación de ambos. Necesitan la agilidad de los recursos puntuales para emergencias y así tener una capacidad de ajuste rápida al día a día con niveles de soporte técnico necesarios. Utilizando una empresa de consultoría informática como TecnoServices, esta flexibilidad viene de manera más fácil y sin afectar al rendimiento de los empleados. Sin que estos se vean amenazados.